Onboarding
Der Betriebsrat für das wissenschaftliche Universitätspersonal heißt Sie herzlich an der Montanuniversität Leoben willkommen.
Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu den wichtigsten Punkten Ihres Onboardings.
BRW Willkommensmappe
Arbeitsvertrag
Vor Beginn Ihres Dienstverhältnisses ist der Arbeitsvertrag zu unterzeichnen. Gegebenenfalls ist auch ein Antrag auf Pendlerpauschale zu stellen. Dies kann persönlich in der Service Abteilung Human Resources oder elektronisch per E-Mail durchgeführt werden. Die Service Abteilung Human Resources befindet sich im Hochparterre des Hauptgebäudes in der Franz Josef-Straße 18.
personalabteilung(at)unileoben.ac.at
Es gilt der Kollektivvertrag für die Arbeitnehmerinnen & Arbeitnehmer der Universitäten.
Kollektivvertrag der Universitäten
PIN-Code
Für die erstmalige Aktivierung des MUonline Informationssystems wird ein PIN-Code benötigt. Damit Benutzername und Kennwort erstmalig festgelegt werden können sowie bei Verlust der Zugangsdaten, ist die Eingabe des PIN-Codes erforderlich. Der PIN-Code wird von der Leitung der Organisationseiheit (OE) bei der Serviceabteilung ICT und Digitalisierung angefordert.
p-Nummer
Die p-Nummer wird vom MUonline-Beauftragten der Abteilung angefordert.
Die p-Nummer ist zugleich der Benutzername für folgende Zugänge:
- MUonline
- SAP
- Webex
- Webmail
- Typo3
- OwnCloud
Transponder
Die Büroräume verfügen über ein Schließsystem, welches mittels eines Transponders aktiviert werden kann. Die Koordination der Ausfolgung eines Transponders erfolgt über das Sekretariat der Organisationseinheit via Antrag über die GTB-Plattform. Abgeholt werden kann der Transponder grundsätzlich im Sekretariat der OE oder im Büro der GTB im Tiefparterre des Hauptgebäudes.
Ausweis für Bedienstete der Montanuniversität
Der Ausweis für Bedienstete der Montanuniversität verfügt über folgende Funktionen:
• Bibliotheksausweis (Entlehnung von Büchern - auch an allen anderen steirischen Universitäten gültig)
• Parkkarte (Freischaltung durch Gebäudetechnik)
• Zutrittskarte in die Universitätsgebäude und Hörsäle (Freischaltung durch Gebäudetechnik)
• Ausweisfunktion für Betriebsratsaktionen
Die Erstellung des Ausweises erfolgt beim Selbstbedienungsterminal im Hauptgebäude, 1. Stock rechts.
Eine Anleitung für die Erstellung findet sich unter folgendem Link:
Parkgenehmigung
Der Mitarbeiterausweis verfügt über die Funktion der Parkberechtigung welche über die GTB-Plattform freigeschaltet wird. Die Koordination der Antragstellung erfolgt über das Sekretariat der OE. Vor der Aktivierung ist eine Erklärung zur Einhaltung der Parkordnung zu unterzeichnen.
An der Universität sind folgende Parkbereiche eingerichtet:
Parkbereich A: MU-Zentralparkbereich (ehemalige Schotterfläche)
Parkbereich B: Campus Hauptgebäude (Franz Josef Straße 18)
Parkbereich C: Campus Roh- und Werkstoffzentrum – Süd (Erzherzog Johann Straße 3)
Parkbereich D: Campus Roh- und Werkstoffzentrum – Nord (Max Tendler Straße 4)
Parkbereich E: Technologie Transfer Zentrum (Peter Tunner Straße 25-27)
Parkbereich F: Peter Tunner Gebäude (Erzherzog Johann Straße 10)
Der Parkbereich A kann über zwei Zu- und Abfahrten, entweder von Peter Tunner Straße 25-27 oder Roseggerstrasse 1 kommend, befahren werden.
Die Parkgenehmigung kann nur für jenen Parkbereich ausgestellt werden, die dem Gebäude zugeordnet ist, in dem sich der Arbeitsplatz befindet. An den Schrankenanlagen befindet sich ein Lesegerät.
Sicherheitsunterweisung
Die verpflichtende Unterweisung der Mitarbeiter:innen in den Bereichen Sicherheit, Sicherheit in den Laboren, Brandschutz und Gesundheitsschutz ist auf den jeweiligen Arbeitsplatz und Aufgabenbereich ausgerichtet und wird von der jeweiligen Organisationseinheit durchgeführt.
Allgemeine Informationen und Kontakte von Ansprechpersonen für die Bereiche Arbeits-, Brand-, Gesundheits- und Umweltschutz finden sich unter:
MUonline
Im Campusmanagementsystem der Montanuniversität befinden sich unter anderem die persönliche Visitenkarte, eine Suchfunktion für Kontakte, der Zugang zur Raumreservierung sowie Zugang zu den Portalen SAP, Typo3 und der Lernplattform Moodle. Über Moodle wird die Organisation der Lehrveranstaltungen abgewickelt. Die Zugangsdaten sind die p-Nummer sowie ein persönliches Passwort
HCL Notes
HCL Notes ist ein Datenbanksystem das neben der Funktion des E-Mail Verkehrs auch Terminplanung, Aufgabenverwaltung und Kontaktorganisation ermöglicht. Darüber hinaus ermöglicht es den Zugriff auf Datenbanken der Montanuniversität. In HCL Notes finden sich neben den E-Mail Postfächern unter anderem die beiden Plattformen der Serviceabteilungen GTB und ICT, Kontaktverzeichnisse, die Arbeitszeiterfassung sowie Mitteilungen des Rektorats. Die Einrichtung von HCL Notes erfolgt über das ICT.
Webmail
Neben HCL Notes als Desktopanwendung gibt es auch die Möglichkeit über HCL iNotes (Webmail) im Browser auf ihr persönliches E-Mail Postfach zuzugreifen und dieses zu verwenden.
Die Anmeldung erfolgt auf:
https://nmail.unileoben.ac.at/
Die Zugangsdaten sind die p-Nummer sowie das MUonline Passwort.
Es besteht auch die Möglichkeit der Installation einer App auf mobilen Geräten (HCL Verse). Hierfür ist über die CCDB des ICT ein Antrag auf Freischaltung zu stellen.
Anleitungen zur Installation finden sich unter folgenden Links:
Telefonie mit Webex
Die Applikation Webex erlaubt die Telefonie via Desktop, Videokonferenzen sowie die Übermittlung von Nachrichten. Die Anwendung wird von der Serviceabteilung ICT und Digitalisierung eingerichtet. Für die Anmeldung werden die p-Nummer sowie das MUonline Passwort benötigt.
Ein Video zur Webex-Schulung findet sich unter folgendem Link:
ownCloud
OwnCloud ist eine Cloudsoftware, die das Teilen von Dateien erlaubt. Ordner und Dateien können hochgeladen werden und mit einem oder mehreren Mitarbeitenden geteilt werden.
Die Anmeldung erfolgt auf:
https://oc.unileoben.ac.at/index.php/login
Die Zugangsdaten sind die p-Nummer sowie das MUonline Passwort.
WLAN
Am Campus der Montanuniversität sind zwei WLANs (SSIDs) verfügbar:
- eduroam: Kann von Angehörigen der Montanuniversität (Bedienstete, Studenten, Externe Mitarbeiter) und von eduroam-Gästen verwendet werden.
- mul-guest: Ist für die Benutzung durch zeitlich begrenzte Gäste wie Wartungsfirmen, Tagungsteilnehmer, Messeteilnehmer etc. gedacht.
Die Zugangsdaten für eduroam setzen sich wie folgt zusammen:
Benutzername: p-Nummer@unileoben.ac.at
Kennwort: MUonline Passwort
VPN-Verbindung
Via VPN-Zugang kann von einer externen Stelle auf das Universitätsnetz sowie auf elektronische Bibliotheksressourcen zugegriffen werden.
Informationen zum VPN-Zugang sowie die Installationsanleitung finden sich unter folgendem Link:
Raumreservierung
In MUonline kann die Reservierung von Hörsälen und Seminarräumen durchgeführt werden. Gegebenenfalls ist der Button „Neuer Termin“ erst hinzuzufügen. Dafür muss ein Antrag bei der GTB gestellt werden.
Die Raumreservierung im MUonline befindet sich in der Ordnerstruktur unter:
Service Abteilungen > Gebäude, Technik und Beschaffung > Zentrale Raumverwaltung
Die Reservierung kann durch Klicken auf das entsprechende Kalendersymbol in der Raumliste sowie durch „Neuen Termin“ hinzufügen vorgenommen werden.
QM Dokumente / Corporate Design
Im Footer-Bereich der MUL befindet sich der Link „Mitarbeitende“. Hier finden sich diverse Links für Mitarbeiter:innen, unter anderem auch zu den QM-Dokumenten.
Link:
QM-Dokumente
Unter dem Punkt Q4-Kommunikation finden sich Design- und Gestaltungsrichtlinien, Logos sowie diverse Vorlagen des Corporate Design.
Gehaltsnachweis
Via MUonline gelangt man auf die persönliche Visitenkarte und von dort aus zum SAP-Portal.
Im Employee-Self-Service (ESS) sind die die Gehaltsnachweise abrufbar.
Auf dem Gehaltsnachweis findet sich auch die Personalnummer.
Antrag auf Homeoffice
Das Mitteilungsblatt 102 2023/2024 enthält die Betriebsvereinbarung zur Regelung von Homeoffice für das Wissenschaftliche Universitätspersonal der Montanuniversität Leoben. Im Einvernehmen mit der Leitung der OE kann ein Antrag auf Arbeiten im Homeoffice gestellt werden.
In HCL Notes befindet sich in der Applikation PADB unter -> „Neue Meldung Home Office Vereinbarung“ ein Formular, welches auszufüllen und von der Leitung der OE zu unterzeichnen ist. Der Antrag ist an die Serviceabteilung Human Resources zu übermitteln.
Des Weiteren sind die einzelnen Homeoffice Tage in der PADB zu melden und von der Leitung der OE zu bestätigen. Erst mit dieser Meldung können die Homeoffice Tage beim Finanzamt geltend gemacht werden. Das entsprechende Formular befindet sich unter “Homeoffice Tage” - “Neue Meldung Homeoffice Tage”.
Urlaubsantrag
Der Urlaub kann im ESS/SAP unter „Abwesenheiten“ beantragt werden. Unter dem Punkt „Zeitkonten einblenden“ kann der Urlaubsanspruch abgerufen werden.
Beantragung einer Dienstreise
Vor einer Dienstreise muss ein Reiseantrag durch den Reisenden oder das Sekretariat der OE eingebracht werden. Der Antrag kann im ESS/SAP elektronisch gestellt werden. Dauert die Dienstreise länger als 30 Tage, muss darüber hinaus ein Antrag auf Freistellung gestellt werden.
Der Reiseantrag wird unter „Reiseantrag anlegen“ erstellt. Der Prozessablauf zum Elektronischen Dienstreiseantrag ist in den QM-Dokumenten unter Q5.4 101 definiert.
Für die Durchführung von Dienstreisen gelten detaillierte Bestimmungen. Der Prozessablauf zur Durchführung von Dienstreisen ist in den QM-Dokumenten unter Q5.4 100 definiert.
Die Dienstreiseabrechnung wird unter “Dienstreiseabrechnung anlegen“ erstellt. Belege müssen immer im Original eingebracht werden. Der Prozessablauf zur Elektronischen Dienstreiseabrechnung ist in den QM-Dokumenten unter Q5.4 102_D definiert.
Die Genehmigung eines Dienstreiseantrags erfolgt in erster Stufe durch die Reisestelle und in zweiter Stufe durch die/den Vorgesetzte(n) laut Organisationsmanagement.
Die Prüfung und Abrechnung von Dienstreisen wird durch die Abteilung Finance durchgeführt. Der Status von Reiseanträgen und Dienstreiseabrechnungen kann im ESS unter „Meine Reisen und Spesen“ abgerufen werden.
Für Rückfragen steht das Team der Reisestelle zur Verfügung:
dienstreisen(at)unileoben.ac.at
Tel.: +43 3842 402 – 7023 oder 7029
Behindertenvertrauensperson
Die Behindertenvertrauensperson hat die Interessen der begünstigten behinderten Arbeitnehmer:innen gemäß den Bestimmungen des Behinderteneinstellgesetzes zu vertreten.
Behindertenvertrauensperson für das wissenschaftliche Universitätspersonal:
Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Dr.techn. Harald Raupenstrauch
harald.raupenstrauch(at)unileoben.ac.at
Tel.: +43 3842 402 – 5800
Gleichbehandlungsfragen
Die Montanuniversität bekennt sich zur Umsetzung von Gleichstellung und Chancengerechtigkeit in allen universitären Strukturen und Prozessen.
Zuständig für Fragen der Gleichstellung ist die Stabsstelle für Diversity Management unter der Leitung von:
Mag. Ulla Prodinger
ulla.prodinger(at)unileoben.ac.at
Tel.: +43 3842 402 – 7975
Diversity-Schulung
Die Schulung hat das Ziel, die Diversitätskultur an der Montanuniversität zu fördern. Die Teilnahme ist verpflichtend. Die Einladung erfolgt per E-Mail durch die Stabsstelle für Diversity Management. Die Veranstaltung wird sowohl in deutscher, als auch in englischer Sprache abgehalten.
Telefonnummern und Kontakte
Sowohl im MUonline als auch in HCL Notes kann nach Personen und deren Kontaktdaten gesucht werden.
Die Suchfunktion befindet sich im MUonline im Menüband.
In HCL finden sich zum einen das MU-Leoben Adressbuch zur Suche nach E-Mail Adressen sowie das Telefonbuch zur Suche nach Telefonnummern.
Auftragssystem für GTB und ICT
Die Service-Abteilungen Gebäude, Technik und Beschaffung (GTB) sowie die ICT und Digitalisierung werden für die Einrichtung von Infrastruktur oder die Behebung von Defekten über die entsprechenden Applikationen in HCL Notes beauftragt. Die Meldungsformular wird entsprechend der gewählten Optionen an die zuständige Stelle übermittelt und zeitnah bearbeitet. Nach Bearbeitung erhält der Auftraggeber eine Benachrichtigung.
Arbeitsunfall
Jede:r anwesende Dienstnehmer:in ist verpflichtet, im Rahmen seiner/ihrer Kenntnisse und Möglichkeiten Erste Hilfe zu leisten oder zumindest zu sorgen, dass diese Hilfe herbeigeholt wird.
Unmittelbar nach einem Unfall ist der/die direkte Vorgesetzte in Kenntnis zu setzen und eine Unfallmeldung von der Leitung der OE an
- das Rektorat
- die Sicherheitsfachkraft (SFK) und
- die Personalabteilung
zu übermitteln. Auch im Falle eines Beinaheunfalls ist eine Meldung an das Rektorat sowie die Sicherheitsfachkraft zu übermitteln. Die Unfallmeldung erfolgt über das Datenbanktool der Arbeitssicherheit in HCL Notes. Die Unfallmeldung hat stichwortartig den Hergang des Arbeitsunfalls zu beinhalten und den Ort des Unfalls zu beschreiben.